Dokumenty przydatne w trakcie windykacji

Jakie dokumenty są potrzebne, aby wszcząć windykację? Jakie przydadzą się w trakcie jej trwania? To zagadnienie, które zastanawia wielu wierzycieli. Na szczęście współczesna windykacja, w szczególności polubowna, nie powinna przerazić wierzyciela liczbą niezbędnych formalności. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty będą przydatne na każdym z etapów windykacji oraz co do nich załączyć.

Dokumenty do windykacji - etap windykacji jest kluczowy

Na początek warto przypomnieć, że windykację dzielimy na trzy podstawowe etapy:

• polubowny,
• sądowy,
• egzekucyjny.

Dokumenty, których będziesz potrzebował, zależą przede wszystkim od etapu, na którym znajduje się Twoja sprawa. Dążysz do dobrowolnego porozumienia z dłużnikiem? A może sprawa jest już u komornika? To ma duże znaczenie pod kątem konieczności zgromadzenia niezbędnej dokumentacji.

Przydatne dokumenty zależą także od specyfiki konkretnej sprawy. Jeśli dług wynika z nieopłaconej faktury, dokumenty potrzebne na start będą siłą rzeczy inne niż w przypadku rozliczeń na podstawie np. rachunków.

Zasada jest jednak prosta - czym szybciej zakończysz sprawę, tym mniej dokumentów będziesz potrzebował. Do najbardziej sformalizowanych należą etap sądowy i egzekucyjny.

Dokumenty - windykacja polubowna

Zacznijmy od windykacji polubownej. To pierwszy etap odzyskiwania pieniędzy, którego absolutnie nie należy pomijać.

Windykacja polubowna polega na dążeniu do pozasądowego porozumienia się z dłużnikiem. Wykorzystuje się do tego środki takie jak m.in. wysyłka wezwań do zapłaty, telefony, e-maile, dodawanie danych dłużnika na giełdę długów itp. Więcej na temat metod windykacji polubownej pisaliśmy w artykule Polubowna czy sądowo-egzekucyjna windykacja długów.

Aby skutecznie rozpocząć windykację polubowną, powinieneś dysponować dokumentami, które potwierdzają istnienie długu.

Będą to w szczególności:

• zaakceptowane przez dłużnika faktury,
• podpisane przez dłużnika umowy,
• zaakceptowane przez dłużnika rachunki.

Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których wierzyciel nie dysponuje żadnym z wymienionych wyżej dokumentów. Czy to oznacza, że wszystko stracone? Niekoniecznie. Windykację można rozpocząć także na podstawie m.in. ugody, oświadczenia, czy poświadczenia wykonania usługi.

Ostatecznie do udokumentowania istnienia roszczenia mogą posłużyć nawet wymienione z dłużnikiem e-maile, czy SMS-y, z których wynika zobowiązanie.

Więcej o tym, jak dochodzić należności, gdy nie podpisaliśmy umowy, pisaliśmy w artykule Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?.

Wezwanie do zapłaty - bardzo ważne na etapie polubownym

Na etapie polubownym niezwykle istotne jest wezwanie do zapłaty. To stosunkowo prosty dokument. Wierzyciel wzywa w nim dłużnika do uiszczenia należności we wskazanym terminie.

Nie ma jednej, określonej prawnie formy wezwania do zapłaty. Bez wątpienia powinno jednak zawierać:

• datę i miejsce sporządzenia dokumentu,
• dane dłużnika i wierzyciela,
• wskazanie, z czego wynika obowiązek zapłaty - np. nieuregulowana FV, umowa itp.,
• kwotę długu wraz z odsetkami,
• wyznaczony termin zapłaty,
• numer rachunku bankowego wierzyciela,
• podpis wierzyciela lub innej osoby uprawnionej do dochodzenia należności.

Wezwanie najlepiej wysłać także w klasycznej, papierowej formie, za potwierdzeniem odbioru. Powinieneś także zachować potwierdzenie nadania oraz kopię dla siebie.

Jeśli pierwsze wezwanie nie poskutkuje, wierzyciele zwykle wysyłają kolejne - aż po ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeśli dłużnik nie zareaguje również i na ostateczne ponaglenie, niezbędna staje się pomoc sądu.

Wezwania do zapłaty można w kilka minut wygenerować z systemu Vindicat.pl.

Dokumenty niezbędne do windykacji - etap sądowy

Etap sądowy jest już znacznie bardziej wymagający pod kątem dokumentacji. Przede wszystkim, aby rozpocząć postępowanie sądowe, niezbędne jest przygotowanie pozwu o zapłatę należności. Kluczowe jest jego dokładne uzasadnienie. O tym, jak uzasadnić pozew oraz jak go przygotować, pisaliśmy w artykule Jak w 7 krokach napisać pozew o zapłatę należności?

Pozew to jednak niejedyny dokument, jaki trzeba przygotować na etapie windykacji sądowej. Bardzo istotne jest również zgromadzenie załączników do niego. Należą do nich w szczególności:

• Odpisy pozwu wraz z załącznikami - w przypadku pozwania kilku dłużników, każdy powinien otrzymać zarówno odpis pozwu, jak i załączników.
• Odpis z KRS, jeśli pozew składasz w imieniu spółki prawa handlowego lub wydruk z CEiDG w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych,
• Dowód uiszczenia opłaty sądowej od pozwu.
• Dokumenty wymienione w treści pozwu. Mogą do nich należeć m.in. wezwania do zapłaty wraz z potwierdzeniami nadania, umowy i aneksy, wydruki e-maili, ugody (o ile były zawierane) i inne.

Do pozwu można załączyć także każdy inny dokument, który potwierdza istnienie roszczenia. Każdy z nich należy wskazać w pozwie i złożyć do sądu w oryginale.

Przykład:
Pani Katarzyna prowadzi niewielką hurtownię spożywczą. Jej dłużnikiem jest Pan Jan, właściciel osiedlowego sklepu. Kwota długu jest relatywnie niewielka, ponieważ wynosi 700 zł. Termin płatności upłynął 2 miesiące temu. Pani Katarzyna dysponuje umową z dłużnikiem oraz zaakceptowaną FV. Chciałaby złożyć pozew o zapłatę należności do sądu. Zastanawia się jednak, czy w przypadku tak małej kwoty może w ogóle wkroczyć na drogę sądową oraz czy nie jest na to za wcześnie.
Pani Katarzyna jak najbardziej może złożyć pozew o zapłatę do sądu. Nie ma tutaj żadnych „kwot minimalnych” - na drodze sądowej można dochodzić roszczeń w każdej w zasadzie kwocie. Jeśli dłużnik nie wykazuje chęci ugody i zakończenia sprawy na drodze polubownej, po dwóch miesiącach jak najbardziej można złożyć pozew.

Pozew można przygotować samodzielnie lub wygenerować z systemu Vindicat.pl.

Klauzula wykonalności - zanim sprawa trafi do komornika

Uzyskanie korzystnego wyroku sądu to pierwszy krok, aby sprawa mogła trafić do komornika. Nie wydarzy się to jednak od razu. Najpierw konieczne jest złożenie do sądu  wniosku  o  nadanie  tzw.  klauzuli wykonalności. To pewnego rodzaju potwierdzenie przez sąd, że wyrok nadaje się do przymusowego egzekwowania.

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności powinien zawierać:

• prośbę o nadanie klauzuli wykonalności,
• szczegóły dotyczące wyroku sądu - dokładne wskazanie, którego wyroku dotyczy wniosek,
• określenie, czy dłużnika należy obciążyć kosztami nadania klauzuli wykonalności,
• prośbę o doręczenie tytułu wykonawczego wraz z odpisem wyroku na adres podany we wniosku.

Do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności trzeba załączyć odpis tytułu egzekucyjnego (wyroku, nakazu zapłaty). Jeśli nim nie dysponujesz, możesz  wystąpić o wydanie odpisu orzeczenia bezpośrednio we wniosku o nadanie klauzuli wykonalności.

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności można przygotować samodzielnie lub w kilka minut wygenerować z systemu Vindicat.pl.

Dokument inicjujący postępowanie egzekucyjne - wniosek egzekucyjny

Uzyskanie klauzuli wykonalności powoduje, że sprawa może trafić do komornika. Postępowanie egzekucyjne - czyli wszystkie działania komornika - inicjuje złożenie wniosku o wszczęcie postępowania egzekucyjnego wraz z tytułem wykonawczym (czyli wyrokiem lub nakazem zapłaty wraz z klauzulą wykonalności).

Wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego powinien zawierać w szczególności:

• określenie rodzaju pisma - „wniosek o wszczęcie egzekucji”,
• oznaczenie komornika sądowego, do którego kierujemy wniosek,
• zasadniczą treść wniosku - m.in. wskazanie świadczenia i sposobu jego dochodzenia,
• dane stron (dłużnika i wierzyciela) wraz z adresami,
• podpis wnioskodawcy lub jego pełnomocnika,
• wymienienie załączników.

Załącznikiem do wniosku egzekucyjnego jest przede wszystkim tytuł wykonawczy. Jeśli wierzyciela reprezentuje profesjonalny pełnomocnik, należy także załączyć  pełnomocnictwo oraz odpis z KRS wierzyciela.

Szczegółowo o tym, jak przygotować wniosek egzekucyjny i co w nim umieścić, pisaliśmy w artykule Wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

Warto także dodać, że na etapie postępowania egzekucyjnego może też pojawić się konieczność złożenia innych dokumentów. Może to być m.in. wniosek o udzielenie informacji, o zawieszenie lub umorzenie postępowania, czy nawet - skarga na czynności komornika. Wszystko zależy od indywidualnych okoliczności sprawy.

Pozew można przygotować samodzielnie lub wygenerować z systemu Vindicat.pl.

Dokumenty przydatne w trakcie windykacji - do zapamiętania

1. Najważniejszym dokumentem na etapie windykacji polubownej jest wezwanie do zapłaty. Wierzyciel powinien zachować potwierdzenie jego nadania.
2. Na etapie sądowym niezbędne jest przygotowanie pozwu o zapłatę należności. Jeśli sąd wyda korzystny wyrok, należy złożyć wniosek o zaopatrzenie go w klauzulę wykonalności.
3. Etap egzekucyjny rozpoczyna się od złożenia przez wierzyciela wniosku o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Koniecznie należy dołączyć do niego nakaz zapłaty lub wyrok zaopatrzone w klauzulę wykonalności.

Wezwanie do zapłaty oraz wszystkie wnioski wygenerujesz w prosty sposób z systemu Vindicat.pl.

Samodzielna windykacja online w systemie Vindicat.pl - więcej niż gotowe pisma windykacyjne

Vindicat.pl to prosty w obsłudze system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online. System bezpiecznie przeprowadzi Cię przez każdy z etapów windykacji oraz zaopatrzy we wszystkie niezbędne dokumenty.

Z systemu w kilka minut wygenerujesz:

• wezwanie do zapłaty,
• wniosek o ustalenie danych dłużnika,
• pozew do sądu,
• pozew do e-sądu,
• wniosek o nadanie klauzuli wykonalności,
• wniosek o wszczęcie postępowania,
• wnioski o egzekucję z majątku dłużnika,
• wniosek o udzielenie informacji,
• wniosek o zawieszenie lub umorzenie postępowania.

Wszystkie pisma wygenerowane z systemu Vindicat.pl są gotowe do użycia. Opierają się o dane, które samodzielnie wprowadzasz do systemu. Wystarczy je tylko wydrukować i podpisać. To proste i szybkie!

Vindicat.pl to jednak nie tylko gotowe dokumenty windykacyjne. To także:

• wygodny system do monitorowania płatności dostosowany do potrzeb małych i średnich firm,
• innowacyjny robot windykacyjny, który może przejąć od Ciebie proste, powtarzalne czynności
• popularna giełda długów,
• moduł do negocjacji online - niezwykle przydatny w dobie pandemii,
• pieczęć prewencyjna,
• możliwość wygenerowania raportu BIG InfoMonitor o wiarygodności kontrahenta oraz dodania wpisu,
• stale aktualizowany program edukacyjny.

Wszystko to w ramach jednego abonamentu, bez opłat dodatkowych.

Ułatw sobie windykację i oszczędzaj czas. Windykuj w nowoczesny sposób w systemie do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

Dokumenty są bardzo ważne, ale jeszcze ważniejszy jest czas

Dopełnienie niezbędnych formalności jest bardzo ważne na każdym etapie windykacji. Jeszcze ważniejszy jest jednak czas. Pierwsze tygodnie po upływie terminu zapłaty są kluczowe. Statystyki wskazują, że po dwóch miesiącach biernego oczekiwania na płatność, Twoje szanse na korzystne zakończenie sprawy spadają o prawie 50%! Nie warto więc ryzykować.

Z systemem do windykacji online Vindicat.pl możesz zacząć działać nawet od razu. Sprawdź naszą ofertę i wybierz tę, która najbardziej pasuje do potrzeb Twojej firmy.

FAQ: